Recomendación previa
Antes de entrar en los distintos casos, es importante destacar que lo más recomendable siempre es seguir el flujo normal de reserva.
Si la agencia ha publicado un viaje o paquete en Mygocu para que los clientes puedan reservar a través de un enlace, lo lógico es que sea el propio cliente quien realice todo el proceso (selección, datos personales y, si aplica, pago).
No obstante, existen situaciones concretas en las que esto no es posible o no es práctico (clientes que no se manejan bien online, reservas gestionadas directamente por la agencia, acuerdos especiales, etc.). Para estos casos, Mygocu permite registrar la reserva manualmente siguiendo los flujos que se detallan a continuación.
Identificar el tipo de viaje
Antes de empezar, es fundamental diferenciar entre dos escenarios:
Caso A: El viaje NO tiene pago asociado dentro de la plataforma (por ejemplo, pago por transferencia bancaria).
Caso B: El viaje SÍ tiene pago asociado dentro de la plataforma.
Cada caso tiene un flujo ligeramente distinto.
Caso A: Viaje sin pago a través de la plataforma
1. El cliente debe estar registrado en Mygocu
El cliente final debe existir como usuario registrado en Mygocu.
Si el cliente ya está registrado, no es necesario hacer nada en este paso.
Si no está registrado, puedes:
Indicarle que se registre él mismo.
O, si prefieres no pedírselo, crear tú el perfil desde la administración.
Para crear el perfil manualmente:
Accede a la administración de Mygocu.
Ve al módulo CRM → Registrados.
Haz clic en "+ Contacto".
Introduce los datos del viajero y guarda el contacto.
2. Realizar la reserva desde la parte pública
Como agencia, realizarás la reserva **como si fueras el cliente pero con un email vuestor de la agencia **(no desde el perfil del cliente), utilizando el link del viaje publicado.
Completa el proceso de reserva normalmente hasta que quede confirmada.
3. Cambiar el titular de la reserva
Una vez creada la reserva:
Accede a la parte de administración.
Localiza la reserva recién creada.
Realiza un cambio de titular, seleccionando el email del viajero real (el cliente que se registró en el paso 1).
De este modo, la reserva quedará correctamente asociada al cliente final.
4. (Opcional) Cambiar de habitación o grupo
Si el viajero comparte alojamiento con otros compañeros que ya han reservado:
Dentro de la reserva, accede a "+ Acciones sobre la reserva".
Selecciona "Cambiar de grupo".
Sigue el flujo para elegir la habitación exacta en la que debe integrarse (previamente creada y ocupada por sus compañeros).
Este paso solo es necesario si el cliente debe compartir habitación con otros viajeros que ya hubieran comprado el viaje.
Alternativa cuando el viajero no es el primero en reservar
En algunos casos, el viajero para el que estamos haciendo la reserva no es el primero del grupo, y ya existen compañeros que han reservado previamente.
Si el viaje tiene pago dividido por personas, existe una alternativa muy útil:
Desde la administración, accede a la reserva de cualquiera de los integrantes que ya formen parte del grupo.
Dentro de la reserva, ve a la sección "Personas en el grupo".
Desde ahí podrás copiar el link específico del hueco de esa habitación.
Este enlace corresponde a una plaza concreta dentro de esa habitación, y puede utilizarse en lugar del link genérico del viaje para realizar la nueva reserva.
De este modo, el nuevo viajero quedará directamente vinculado al grupo y a la habitación correcta desde el inicio, simplificando los pasos posteriores.
Caso B: Viaje con pago a través de la plataforma
Opción 1: La agencia realiza la reserva y el pago
Es el flujo más sencillo:
La agencia accede al link del viaje publicado.
Realiza la reserva completa, incluyendo el pago a través de la plataforma.
Una vez confirmada la reserva:
Se realiza un cambio de titular para asignarla al cliente final.
Si es necesario, se realiza un cambio de habitación para ubicarlo correctamente.
Opción 2: La agencia NO quiere realizar el pago
Si la agencia no desea adelantar el pago, el flujo recomendado es el siguiente:
Duplicar el viaje original desde la administración.
Configurar el viaje duplicado como pago externo a la plataforma.
Realizar la reserva en este viaje duplicado.
A partir de aquí, el flujo es exactamente el mismo que en el Caso A:
El cliente debe estar registrado.
Se realiza la reserva.
Se hace el cambio de titular.
4. Cambio de habitación obligatorio en este caso
En este escenario, sí es obligatorio realizar un cambio de habitación, ya que:
El cliente debe quedar correctamente ubicado dentro del viaje original con pago en plataforma.
Puede tratarse de:
Una habitación ya existente y ocupada por compañeros.
O una habitación completamente nueva.
Este paso garantiza que el cliente esté:
En el viaje correcto.
Con el método de pago adecuado.
En la habitación que le corresponde.
Resumen
Aunque Mygocu está pensado para que el cliente final realice su propia reserva, la plataforma ofrece flexibilidad para que las agencias puedan gestionar reservas manuales cuando sea necesario.
La clave está en:
Identificar correctamente si el viaje tiene pago en plataforma o no.
Asegurar que el cliente esté registrado.
Realizar correctamente el cambio de titular y, si aplica, el cambio de habitación.
Siguiendo estos pasos, la reserva quedará correctamente asociada y gestionada dentro de Mygocu.