Una vez has publicado el viaje con alojamiento con la opción de "Sin asignación" y todos los viajeros se han registrado, en este siguiente paso verás cómo es posible hacer el rooming. De esta manera, podrás distribuir a los viajeros de un listado único a todas las habitaciones del alojamiento. Los pasos a seguir son:
Confirmar la distribución exacta de habitaciones con el alojamiento
Ejemplo: 10 habitaciones triples y 10 dobles. Normalmente el alojamiento te había dado 50 plazas en distribución variable, pero ahora necesitas saber la distribución exactaCargar la distribución en Mygocu
Ir al viaje correspondiente.
Entrar en la pestaña “Rooming”.
Introducir el número y tipo de habitaciones confirmadas.
Asignar un “Gestor de Rooming”
Desde la misma pestaña, dar acceso a la persona responsable del grupo (por ejemplo, el profesor si es un viaje de colegio). Previamente tendrás que haberle dado el rol a este usuario, que tiene que estar registrado en la parte pública de la plataforma, a través del módulo de contactos - registrados, actualizando este nuevo rol para ese contacto.
Esta persona recibirá una notificación y podrá gestionar la distribución.
Posteriormente, la persona responsable de hacer el rooming tendrá que realizar estos pasos:
Accede a “Mi Rooming”
En el botón de arriba a la derecha con su inicial del nombre, en el menú desplegable, verá la opción “Mi Rooming”.
Tendrá que hacer clic y seleccionar el viaje que le han asignado clicando en los 3 puntitos que aparecen
Distribución de los viajeros
El gestor de rooming, verá dos columnas:
A la derecha: todos los viajeros inscritos (“Sin repartir”).
A la izquierda: las habitaciones disponibles que la agencia ha cargado al viaje.
Se abrirá una ventana abajo y dentro de cada habitación tendrá que:
Pulsar en “+ Añadir integrantes”.
Seleccionar los viajeros que quieres incluir en esa habitación.
Revisar la distribución
El gestor de rooming verá cómo los viajeros van desapareciendo de la columna derecha conforme se van asignando a las habitaciones.
Guardar o finalizar
Abajo el gestor encontrará dos botones:
“Guardar y salir” si desea seguir editando más tarde.
“Enviar” si ya ha terminado. Esto cierra la edición y envía la distribución final a la agencia de viajes.
Además, la agencia puede:
Ver en tiempo real la distribución que va haciendo el gestor desde la pestaña Rooming del viaje.
Supervisar el estado del reparto y asegurarse de que se han utilizado correctamente las plazas.
