Quand la fonctionnalité "Importer des réservations" est-elle disponible ?
Toutes les expériences ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité. Pour que le bouton d'importation soit disponible, l'expérience doit remplir trois conditions à la fois :
Statut "Publié" : l'expérience doit être publiée. Si elle est encore en brouillon ou dans un autre statut, l'importation ne sera pas disponible.
Méthode de paiement "Virement manuel" : l'importation ne fonctionne que lorsque le paiement est géré par virement manuel, car il n'y a pas de passerelle de paiement automatique permettant de synchroniser les données.
Sans attribution de chambres (si applicable) : si l'expérience inclut un hébergement, celui-ci doit être configuré sans attribution de chambres. Cela simplifie le chargement en masse, car il n'est pas nécessaire de résoudre la disponibilité chambre par chambre pendant l'importation.
Si votre expérience ne remplit pas l'une de ces conditions, vous ne pourrez pas profiter des avantages de cette fonctionnalité.
Un détail important : les services des réservations importées
Lors de l'importation, toutes les réservations sont créées par défaut avec uniquement les services inclus dans le forfait. Aucune réservation importée n'inclura automatiquement de services supplémentaires.
Cela signifie que si un client avait réservé des services additionnels, vous devrez les ajouter manuellement après avoir terminé l'importation. C'est une limitation à garder à l'esprit lors de la planification du chargement, en particulier si vous travaillez avec des groupes combinant différents niveaux de service.
Comment importer des réservations étape par étape
Le processus est conçu pour minimiser les erreurs et vous donner l'occasion de vérifier les données avant de les confirmer. Voici les étapes :
Accédez à l'expérience concernée depuis votre tableau de bord.
Ouvrez l'onglet Réservations.
Cliquez sur le bouton Importer.
Une fenêtre modale s'ouvre pour sélectionner l'hébergement. Choisissez celui qui convient. Téléchargez le modèle qui sera utilisé pour créer les réservations.
Ouvrez le modèle téléchargé et renseignez les données de tous les clients que vous souhaitez importer.
Retournez dans la même fenêtre modale et téléchargez le modèle complété dans l'espace prévu à cet effet.
Le processus d'importation démarre. Un message apparaîtra en bas de l'écran indiquant que l'importation est en cours.
Une fois celle-ci terminée, vous pourrez vérifier, modifier et confirmer les données des clients qui ont été importées. C'est le moment clé pour corriger toute erreur avant de continuer.
Une fois les données confirmées, les réservations sont créées automatiquement.
Consultez l'historique des importations
Si vous souhaitez garder une trace des importations effectuées, c'est très simple : cliquez sur la flèche à droite du bouton Importer pour ouvrir le menu déroulant, puis sélectionnez "Importations de réservations". Vous y trouverez l'historique complet de vos chargements.
Une autre façon d'accéder à l'importation
En plus du bouton dans l'onglet Réservations, vous pouvez également lancer une importation depuis le menu à trois points situé dans le coin supérieur droit de l'écran. C'est un accès alternatif pensé pour vous permettre de démarrer le processus depuis l'endroit qui vous convient le mieux, sans avoir à suivre systématiquement le même chemin.
En résumé
"Importer des réservations" est conçue pour les expériences publiées, avec un paiement par virement manuel et, en cas d'hébergement, sans attribution de chambres. Le processus — sélectionner l'hébergement, télécharger le modèle, le remplir, le télécharger et confirmer les données — vous permet de charger plusieurs réservations en quelques minutes, tout en vous laissant toujours la possibilité de vérifier les informations avant leur création définitive. N'oubliez pas que les services supplémentaires ne sont pas inclus automatiquement, pensez-y donc lors de la planification de vos chargements en masse.